Freitag, Juli 27, 2012

Papierbelege digitalisieren

Da geht man zur Post und kauft sich ein paar Briefmarken für einen Geschäftsbrief und zahlt das per EC-Karte. Danach bekommt man zwei Belege mit vielen langen Nummern. Diese Belege landen dann im Karton "Steuererklärung" manche kleben sie schön auf A4 Papier und legen sie in einen Ordner. Dann wird die Belegsammlung an das Finanzamt gesendet und nach einiger Zeit bekommt man die Belege wieder. Dann hebt man sie auf, bis man sie irgendwann vernichtet.
Milliarden von Papierbelegen werden zwischen Firmen, Kunden und Finanzamt ausgetauscht 

In einer Zeit, in der all diese Daten bereits elektronisch vorlagen, frägt man sich, was ist genau faul an dem System. Das Problem ist einerseits, dass Belege Dokumente sind, andererseits, dass keiner alle seine privaten Belege gerne einfach so in das Internet hängt. Will man das Problem lösen, müssen die bisherigen Lösungen gleichwertig digital abgebildet werden.

Digitale Lösung

Die Belege müssen digital signiert sein müssen, damit sie rechtlich nutzbar sind. Zudem muss der Nutzer die Hoheit über seine Belege behalten. Ein möglicher Lösungsweg ist dabei der Folgende:
Digitaler Austausch kann alles vereinfachen

kaufe ich ein einem Geschäft ein, sendet das Geschäft den Beleg digital verschlüsselt und signiert an myServer, der auf meiner Geldkarte angegeben ist. Wenn ich meine Steuererklärung mache, klicke ich all die Belege an, die mit meinem Einkommen zu tun haben. Mit der Elektronischen Steuererklärung (ELSTER) sende ich dann die gesamten Unterlagen digital zum Finanzamt. Das Finanzamt kann digital auf myServer nochmals die Zertifikate prüfen, falls gewünscht. Ein Rücksenden von "Belegen" ist nicht nötig, da die Daten ja auf myServer liegen. Betreiber von myServer könnte etwa ein Steuerberater oder eine Bank oder jedes andere Unternehmen, das ein ausreichenden Vertrauen geniest, sein.

Übergangsphase

Wie viele scheinbar schlaue Lösungen ist diese nur realistisch, wenn es einen Weg des Übergangs gibt, der keinen überfordert. Zunächst wäre es nur notwendig einen rechtlichen Rahmen für das Konzept vorzugeben, ohne die technische Umsetzung festzulegen. Verschiedene Betreiber vom "myServer" Konzepten  können dann besonders kundenfreundliche Lösungen ersinnen. Nach und nach werden immer mehr Belege den elektronischen Weg gehen. Die Vorteile sind auf allen Seiten rasch spürbar. Auf Geschäftsseite müssen immer weniger Belege ausgedruckt werden, weil immer mehr Kunden ihre myServer Adresse bei der Zahlung angeben.
Der Kunde, der myServer nutzt, hat weniger Papier zu verwalten und kann viel schneller seine Steuererklärung anfertigen. Der Abgleich der Steuererklärung beim Finanzamt kann weitgehend elektronisch erfolgen.

Was mich wundert, ist, warum diese Innovation noch nicht realisiert ist, oder habe ich etwas übersehen?