Elektronisch bestellen, "fast" kein Problem

Erlebnisse bei einer realen Bestellung

In diesem Blog will ich mal berichten, wie es mir ergangen ist, als ich einen Laptop elektronisch bestellen wollte.

Es sind vermutlich Erfahrungen, die jeder mal in der einen oder anderen Form nachen muss. 

Ein neuer Notebook

Seit gepflegten sieben Jahren schreibe ich auf meinen Lenovo T420s nicht nur meine Blogbeiträge sondern fast alles, was täglich anfällt. Zudem macht der Notebook viele Reisen mit, insbesondere auf dem Fahradgepäckträger, daher ist er jetzt langsam etwas altersschwach.

Ein neues Modell ist nach einiger Zeit gefunden, es soll ein Lenovo Yoga werden, der aktuell ausgestattet ist. Die Bestellung soll über die Hochschule erfolgen und da ich in der Wirtschaftsinformatik bin sollte all das folgende kein Problem sein, aber ganz so einfach ist es dann doch nicht. Am 28. Juni 2018 schreibe ich meine erste E-Mail um Anzufragen wie das mit der Bestellung genau geht.

Wie geht bestellen?

Direkt online Bestellen geht natürlich nicht, das muss über die elektronische Bestellseite der Hochschule laufen. Aber dort gibt es eine Nummer, welcher Haushaltstitel für die Bezahlung in Frage kommt. Nach wenigen Mails an den Dekan, ist klar, die Mittel sind da, ich kann gerne bestellen.

Nur noch schnell im Rechenzentrum nachgefragt, ob denn der Rechner zulässig ist und über welchen Händler die Bestellung erfolgen soll.

Da der Rechner etwas über 2000 € kostet, ist das eigentlich ein Problem, da aber ohne Mehrwertsteuer der Betrag unter 2000 € liegt ist es doch kein Problem, ich muss nur drei Angebote einholen und das Billigste wählen. Netterweiese ist im Rechenzentrum bekannt, wie die teueren Anbieter heißen. 

Jetzt geht's endlich los

Online Bestellformular der Hochschule aufgerufen und alles eingetippt, insbesondere Haushaltsnummer und die URL der verschiedenen Rechnerhändler. Nur noch ein Klick und ich habe die Bestellung abgeschlossen, puh war doch nicht so schwer wie gedacht. In der Liste meiner Bestellungen sehe ich schon den Eintrag meiner aktuellen Bestellung.

Nach einer Woche dann doch mal einen Kontrollblick, warum die Lieferung auf sich warten läßt. Ach je, bei der Eingabe wurde ein falsches digitales Zertifikat verwendet. Ok, kann passieren, kurz zum Rechenzentrum laufen, nachfragen wo das Problem liegt. Kein Problem, man kann selbst ein neues Zertifikat über den Browser beantragen.

Digitales Zertifikat

In jeder Vorlesung erwähne ich, wie wichtig digitale Zertifikate sind, daher erneuere ich gerne mein digitales Zertifikat. Mein bisheriges Zertifikat hat zwar immer gute Dienste geleistet, insbesondere für das Eintragen der Noten auf dem Hochschulsystem, aber was tut man nicht alles für eine Bestellung. Doch leider geht Beantragen eines Zertifikats neuerdings nicht mehr, wenn man Google Chrome verwendet. Also Internet Explorer mit der passenden URL aufgerufen und, geht auch nicht. Man muss, wie ich nach Rückfrage erfahre, den Firefoxbrowser installieren. Kein Problem, nach weiteren zehn Minuten Arbeitszeit habe ich jetzt einen weiteren Browser auf meinem alten Laptop und tatsächlich ich kann damit ein DFN Zertifikat erneuern.

Nur noch das Zertifikat in den Browser importieren und die Bestellung abschließen. Doch leider geht das nicht, da das Zertifikat ungültig ist. Jetzt ist guter Rat teuer oder besser einige Telefonate sind nötig.

In der Bestellabteilung ist das schwer zu verstehen, daher wieder an das nette Rechenzentrum gefunkt, dort gehts weiter zur Programmverwaltung, letztendlich liegt das Problem in der Schreibweise meines Namens, der muss in Großbuchstaben im Zertifikat vorliegen.

Ok, nochmal das Zertifikat beantragen, aber das geht nicht, da jetzt ja ein anderer Name vorliegt. 

Digitales Zertifikat 2. Runde

Ich muss jetzt ein Papierformular ausfüllen und dieses unterschrieben ins Rechenzentrum bringen, dort werde ich dann an einen Menschen weitergeleitet, der mir bestätigt, dass ich ich bin und er für mich ein neues Zertifikat anfrägt.

Tatsächlich erhalte ich eine E-Mail mit einer passenden URL, kann über den Firefoxbrowser das Zertifikat herunterladen und muss bei der Neuinstallation des Zertifikats einige sehr heikle Fragen beantworten, etwa: Wenn Sie das alte Zertifikat entfernen, können sie alle alten Dokumente nicht mehr lesen! Will ich das wirklich? Zum Glück kann man das umgehen und mehrere Zertifikate einspielen so dass ich nicht von meiner digitalen Vergangenheit abgeschnitten bin.

Bestellung 2. Versuch

Routiniert gebe ich jetzt meinen Bestellwunsch in das digitale Bestellwesen ein und tatsächlich, Bestellung wird als angenommen angezeigt.

Ein kleiner Auszug aus der Kommunikation. Was wohl in der E-Mail im Anhang war weiß man erst wenn man alles geöffnet hat. Auch hier, neben dem Font, gibt es Verbesserungspotential.

Wenige Tage später bekomme ich die Mitteilung der Bestellabteilung, dass die Bestellung an den Versandhändler ausgesendet wurde und ich freue mich auf meinen neuen Laptop.

Doch auch nach einer Woche keine Mitteilung aus der Verwaltung, dass mein Rechner angekommen ist.

Da muss ich doch nochmals nachfragen. 

Hotline Öffentliche Aufträge 

Eine große Überraschung für mich ist, als ich den Händler anrufen will, dass es dort sogar eine eigene Hotline für öffentliche Auftraggeber gibt. Bei dieser Hotline gibt es erstaunlicherweise keine Wartezeit und eine nette Dame aus Sachsen versucht mein Problem zu verstehen. nach einigen Rückfragen stellt sich heraus, dass die Bestellung, die per E-Mail eingegangen ist offensichtlich verloren ging. Was das jetzt immer für einen Grund hat, Spamfilter? Datenschutz? Letztendlich muss ich nochmals bestellen.

Dritter Versuch

Zurück in der Bestellabteilung der Hochschule, dort ist man überrascht, aber verspricht mir, sofort die Bestellung wieder abzusenden und sogar telefonisch zu klären, ob alles laäuft. 

An dieser Stelle wirklich mein Dank an unsere sehr nette Verwaltung, die sich offensichtlich viel Mühe gibt. Ich hoffe jeder hat derart nette Kollegen.

Doch leider ist die Geschichte jetzt nicht zuende, denn der Preis des Laptops hat sich inzwischen um 40 Euro erhöht. Ein nach meiner Ansicht seltener Vorgang, aber wer die Speicherpreisentwicklung kennt, auch nicht ganz verwunderlich.

Zum Glück ist der Preis nicht über die magische Grenze von 2000 € Netto gerutscht, sonst würde der Blog zu lange werden. 

Also die Preiserhöhung ist ok, die Bestellung kann nochmals ausgelöst werden. 

Ende

Die Geschichte ist jetzt gut ausgegangen, am 26.7.2018 erhalte ich die E-Mail, dass mein neuer Rechner zur Abholung bereit ist. Ich halte den Rechner X1 Yoga von Lenovo in meinen Händen und schreibe diesen Satz bereits auf meinem neuem Rechner. Hierbei möchte ich allerdings anmerken, dass bei der Installation meiner gewohnten Umgebung noch einiges zu tun ist, insbesondere Microsoft drängt sich immer wieder dazwischen. Aber das kennen wir ja.

Digitales Deutschland

Wir reden viel über Industrie 4.0 und autonomes Fahren, aber selbst einfache Prozesse, wie die Bestellung eines Laptops sind nicht digital abgebildet. Es gibt viele Schnittstellen und an jeder kann es haken. 

Eine Lösung könnte sein, dass man selbstverantwortlich digital direkt bestellt, die erhaltene Rechnung digital in der Verwaltung aufschlägt und dort dem Konto des Verantwortlichen zugeordnet wird. Im Fall von Missbrauch wird der Verantwortliceh zur Rechenschaft gezogen, was er ja auch heute wird, aber ansonsten wäre durch solch einen Prozess viel Zeit und Nerven gespart. 

Digitale Welt muss man wagen und nicht über alte Prozesse verzagen.

Ähnliche Betrachtungen habe ich in meinem Blogbeitrag "Papierbelege Digitalisieren" dargestellt.